نحوه کدینگ حسابداری

کدینگ حسابداری روشی است برای دسته بندی حساب ها و ابزاری برای دسترسی بهتر به حساب ها . یکی از مزایای سیستم های حسابداری دسته بندی کردن حساب ها بوسیله کد دادن می باشد که با این کار می توان دسترسی سریع تری به حساب ها داشت یا به جای نوشتن نام حساب (که کاری سخت و طاقت فرسا می باشد و همچنین امکان اشتباه در آن زیاد بوده )  کد حساب را نوشته و ار آن استفاده می نماییم.

طراحی کدینگ حسابداری
برای طراحی کدینگ در قدم اول بایستی گروه حساب ها را تهیه کنیم.
گروه حساب ها به دو دسته کلی تقسیم می شوند:

گروه حساب های حسابداری: گروه حساب های حسابداری، در واقع حساب هایی هستند که در صدور اسناد از آن ها استفاده می کنیم. از این پس از ان به عنوان گروه حساب ها یاد می کنیم.

گروه حساب های تفصیلی: گروه حساب های تفصیلی که در واقع جهت اقدامات کنترلی استفاده می شوند و مربوط به حساب های حسابداری نبوده و شامل اسامی می باشند.
این دو گروه حساب متمایز از هم بوده و کدگزاری آن ها به صورت کاملا جداگانه انجام خواهد شد.
 
گروه حساب های حسابداری
کد حساب گروه حساب
1 دارایی های جاری
2 دارایی های غیر جاری
3 بدهی های جاری
4 بدهی های بلندمدت
5 حقوق صاحبان سهام
6 درآمدها
7 بهای تمام شده کالای فروش رفته و خدمات ارائه شده
8 هزینه ها
9 سایر حساب ها

مفهوم کد گروه حساب:
همان طور که مشاهده می کنید عدد 1 به گروه حساب دارایی های جاری تخصیص داده شده است. این به این معناست که هر حسابی که با کد 1 شروع شود، یک دارایی جاری است.
نکته: پس زمانی که حساب های کل زیر مجموعه هر گروه را می خواهیم تنظیم کنیم باید دقت کنیم که هر حساب در طبقه خودش قرار گیرد.
 
گروه حساب های تفصیلی
 
کد حساب گروه حساب تفصیلی
101 پرسنل
102 اشخاص حقوقی و حقیقی
103 پروژه و کارفرما
104 بانک ها – شماره حساب ها
105 شماره سفارش یا شماره اعتبار
106 مراکز هزینه
107 شماره قراردادها
109 سایر
 
همان طور که می بینید کد 107 تا 109 خالی گذاشته شده که در صورت وجود گروه جدید در آن درج شود. شروع شدن کد گروه حساب تفصیلی با عدد 1 هیچ ارتباطی به گروه حساب ها ندارد
 
از طرف دیگر این موضوع برای کلیه بخش های کدینگ حساب ها صدق می کند. برای مثال حتی در گروه حساب های تفصیلی اگر یک شرکتی با توجه به حجم فعالیت خود نیاز به گروه های بیش تری داشت، مثلا می خواست شماره قراردادهای تسهیلات را از شماره قراردادهای فروش جدا کند، یا … باید در تعبیه کدها دقت کنیم که جای کافی برای مابقی گروه ها وجود داشته باشد و از طرف دیگر جای خالی برای گروه های جدیدی که ممکن است نیاز به ایجاد آن ها بعدها پیش بیاید وجود داشته باشد.
در این حالت برای مثال به جای کد 109، کد آخر گروه حساب های تفصیلی 129 می شود. (که این تعدا گروه با توجه به حجم تفصیل مورد نیاز شرکت تعیین می شود.
 
دوستان توجه داشته باشم که در کدهای تفصیلی به هر فرد فقط و فقط یک کد تفصیل می دهیم و این مهم به منظور گزارشگری بهتر است.
برای این که بتوانیم با گزارش گرفتن در سطح تفصیلی حساب ها کلیه حساب های مرتبط با این تفصیل را تشخیص دهیم.